就職・転職面接当日のキャンセルはメールでOK?電話?

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就職・転職活動中、必ずあるのが面接

どうしても受けなければいけない面接ですが、やむを得ず当日に面接を辞退しなければならないときってありますよね?

そんなときはどうやってキャンセルの連絡をすればいいのでしょう?

メールでも大丈夫なのか、電話でなければいけないのか、気になりますよね。

そこで今回は就職・転職面接の当日キャンセルの方法について、メールと電話どちらが正しいのか、またそれぞれのキャンセル方法についてご紹介したいと思います。

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就職・転職活動中に面接を当日キャンセルする場合、メール・電話どっちが正解?

面接当日であっても急に体調不良になってしまったり、身内に不幸があったりすることもありますよね。

面接当日のキャンセルはとても言いづらいですが、当日のキャンセルは電話で伝えるのが一番です。

緊急性の高い連絡は「電話」というのがマナーの一つ。

また、メールではすぐに担当者が確認できない可能性もあります。

直接電話で言いづらいと思いますが、マナーや確実性を考えるなら電話にすべきです。

当日キャンセルはどうしようもない部分もあり、企業側もある程度は理解してくれます。

キャンセルは仕方がないとして、キャンセルする際の態度が重要となってきます。

態度が悪かったり、マナーがなっていなかったりでは担当者の心象も悪くなります。

当日キャンセルの場合は電話で担当者にしっかりお詫びの気持ちを伝えましょう。

電話で当日キャンセルを行う場合の会話例

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では、具体的にどのように電話で当日キャンセルを伝えたらいいのか、会話例をご紹介しましょう。

急病の場合

「お世話になっております。

私、本日〇時より面接をお願いしています〇〇と申します。

大変心苦しいのですが、体調不良のため本日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。

お忙しい中、お時間をいただき面接日程をご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。

それでは、失礼いたします。」

辞退の場合

辞退の場合も、基本的には急病の場合と同じです。

理由の部分を「諸般の事情により」とすれば問題ありません。

細かく面接辞退の理由を説明する必要はありません。

メールで当日キャンセルを行う場合の文例

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当日キャンセルは電話が大原則ですが、どうしても電話はムリ!という方のために、メールで当日キャンセルを連絡する際の文例をご紹介します。

急病の場合

「件名 〇月〇日面接辞退について
〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
本日〇月〇日〇時から面接を予定しております、〇〇と申します。

大変心苦しいのですが、体調不良のため本日の面接を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げました。
本来であれば電話でご連絡すべきところ、体調が優れずメールでのご連絡となってしまったこと、お許しください。
お忙しい中、お時間をいただき面接日程をご調整いただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。当日の面接辞退となってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。

それでは、失礼いたします。

〇〇大学〇〇学部
〇〇

辞退の場合

「件名 面接辞退について
〇〇株式会社
人事部 〇〇様

お世話になっております。
本日〇月〇日〇時から面接を予定しております、〇〇と申します。

大変心苦しいのですが、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡申し上げました。
ご多忙のところ私のために貴重なお時間をいただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。
また、メールでのご無礼をお許しください。

大変お手数をおかけし申し訳ございませんが、何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
〇〇」

メールの場合、メールならではの注意点が2つあります。

1つ目に、件名はすぐに面接辞退とわかるように書くこと。

2つ目は、メール最後に署名を忘れないということ。

辞退の場合は、電話と同様、面接辞退の理由を書く必要はありません。

聞かれた際はきちんと答えられるようにしておきましょう。

当日キャンセルをして面接日を変更してもらうのは採用にマイナス?

当日キャンセルは印象が悪く、採用にマイナスになりそうですが、マイナスになることはありません。

面接日のキャンセル、日程変更が直接合否に影響することはありません。

キャンセル・変更自体はマイナスになりませんが、それを伝えるときの態度が大事になります。

変更をお願いする場合はすぐに連絡し、誠意をもった伝え方をするのが重要です。

また、面接日を再設定してもらった際はきちんと感謝の気持ちを伝えましょう。

実際、私も新卒の就職面接で面接当日に面接時間を変更してもらったことがありますが、無事に採用されました。

すぐに連絡し、面接の際もまず面接時間を変更してもらったことをお詫びしました。

きちんと誠意を持って対応すれば、企業の方にも理解していただけると思います。

まとめ

いかがでしたでしょうか?

面接当日のキャンセルについて見てきましたが、大事なのはキャンセルをお願いするときの態度ですね。

きちんと誠意を持って担当者に伝えましょう。

企業の担当者も人間です。

失礼な態度では印象が悪くなってしまいます。

逆に、誠意を持ってきちんと対応すれば担当者の印象も良くなり、ピンチをチャンスに変えられることも。

あなたの就職・転職活動が上手くいくことを祈っています!

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