保育園(幼稚園)の卒園式の来賓に呼ばれたが欠席をする場合の返信マナーは?

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保育園や幼稚園の卒園式の来賓に呼ばれたものの事情により参列することが出来ない……こういうとき、どうやって返信すれば良いのかわからないこともありますよね。

返信する際のマナーについても合っているのかどうかと迷ってしまい、ずるずると返信時期が遅れる……こうなってはそもそも「きちんと返信する」というマナーさえできなくなってしまいます。

そこで今回は、保育園もしくは幼稚園からの卒園式の来賓に呼ばれたものの欠席をする場合の返信マナーについてをまとめています。

返信は急いだほうがいいと思いつつ返信マナーについて迷っている方、ぜひこのタイミングに返信マナーを学んでおきましょう!

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【保育園(幼稚園)の卒園式の来賓に呼ばれたが欠席をする場合の宛名は?いつまでに返信する?】

 

まず最初に届いた招待のはがきを確認すると、宛名は「○

保育園(幼稚園)行」

となっていると思います。

この「行」を二本線で消して、その団体の中の誰か様宛てという意味である「御中」を書き入れましょう。

また返信はがきの自分の名前を書く欄を確認すると、「いいお名前」という意味である「ご芳名」と書かれてあると思うので、こちらも自分の名前を伝えれば良いので「ご芳」を二重線で消します。

いつまでに返信というのは期限も決められていることがほとんどですが、正解としては「できるだけ早く」になります。

予定がわかっていて欠席するのですから、少しでも早く相手に出席できないことを伝え、準備の妨害をしてしまわないように注意しましょう。

最後に書き込むペンは何が良いのかについて、正式な手紙の場合は本来毛筆もしくは万年筆を使用するのが基本です。

しかしこれらの文房具は日頃から使っている方はそう多くなく、ボールペンを使用しても問題ありません。

ボールペンを使う場合は少しでもインクで書いた返信に見えるように、水性のボールペンを使用すると良いですね。

どのようなペンを使うにしても大前提としてインクの色は「黒」で、毛筆で返信する場合は墨が薄れていることもないように事前にチェックしておきましょう。

【来賓に呼ばれたが欠席をする場合の一言メッセージは?】

最低限の返信の場合は書き込むべきところに書き込めば良いのですが、やはりそれではこちらの気持ちはあまり伝わらないもの、できれば一言添えて返信したいところですよね。

そんな場合に使える保育園や幼稚園の卒園式に呼ばれたものの欠席する場合の文例を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

・晴れの日に参列できず、申し訳ありません。
・あいにく所用があるため、欠席させていただきます。

この際に注意することとしては「欠席の理由を明確にしなくても良い」ということで、特にプライベートな用事の予定日と重なってしまったなどの理由の場合は「所用」などで済ませましょう。

また「多忙」なども卒園式を優先しなかったと受け取られてしまう可能性もあり、一言添える内容としては「出席したかったけれど都合がつかず、やむを得ず欠席します」とするのが良いですね。

【来賓に呼ばれたが「当日」どうしても急用があり参加できなくなった場合は?】

保育園や幼稚園の来賓に招待され参加すると返事していたものの、当日やむを得ない急用が入ってしまう、もしくは体調の問題で行けなくなってしまう場合もあります。

こうなってしまっては何とかしようと思っても限度があるもの、相手に迷惑をかけないためにもできるだけ速やかに欠席することを伝えましょう。

伝える方法は準備で忙しい中大変ですが保育園・幼稚園に連絡をするしかありませんし、何時までというのも明らかに人がいない時間でなければできるだけ早いほうが良いですね。

また「自分がどうしても出席できない場合は代理を立てるべき?」と考えてしまうかもしれませんが、来賓として呼ばれたのはあなたであり、代理の方ではありません。

相手に何も言わず代理を立ててしまうのはいっそ失礼にあたってしまうので、何か役割を担当していた場合は欠席の連絡をした際に相談し、これ以上迷惑がかからないことを優先しましょう。

【来賓に招待されて、出席をする場合の一言メッセージは?】

これまでは卒園式に欠席することを前提にお話してきましたが、返信の仕方などは基本的に出席する場合でも変わりません。

ただ卒園式に出席する場合はもちろん添える一言なども変わるので、参加できる場合は以下の文例を参考に、ご自身の気持ちが伝わる内容を考えてみましょう。

・卒園式へご招待いただきまして、ありがとうございます。ぜひ出席させていただきたいと思いますので、よろしくお願いいたします。
・晴れの日にご招待いただきまして、ありがとうございます。当日を楽しみにしております。

【まとめ】

せっかく卒園式に招待していただいたのに事情があり断るしかない場合、本当に心苦しいですよね。

でも欠席することで迷惑をかけるのは相手であり、こちらは申し訳ないと思っているなればこそ、早めの連絡を入れて対応してもらうべきです。

返信マナーを守りつつ速やかに返信し、お互いに気持ちよく、また一言添えてお祝いの気持ちは伝えられると良いですね!

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